genomföra, redovisa och avsluta

Såklart så finns det en del saker att tänka på under projektets gång, men såklart även när projektet ska avslutas och redovisas. Tveka inte att kontakta oss på kansliet vid frågor eller funderingar.

Från startbesked till verklighet

Det är viktigt att följa projektplanen. Se över den noga innan arbetet i projektet sätts i gång. Om ni arbetar tillsammans i en grupp, se till att ni redan från början planerar insatsen och fördelar uppgifterna. Kanske till och med bestämmer regelbundna projektmöten? Det är viktigt att läsa beslutet, följa villkoren, projektplanen och budgeten. Allt arbete och noggrannhet under projektets gång, underlättar redovisningen och att avsluta projektet.

Använd logotyp

Låt det synas att det är ett leaderprojekt

Alla projekt som har leaderfinansering ska visa det genom att använda rätt logotyp för exempelvis annonser, webbsidor eller i sociala medier.

Ni kan exempelvis berätta om er investering eller ert projekt, syfte och resultat. Den information ni delger i era kanaler, måste finnas kvar tills ni har fått slututbetalningen. Det gäller även att använda rätt EU-logga när ni informerar om er insats eller projekt. EU-logotypen ska alltid vara synlig och ha en framträdande plats. Missas detta finns en risk för avdrag. Kontakta oss om ni är osäkra.

Funderar ni över skylt för projektet eller investeringen? Läs ditt beslut, där framgår det om en skylt är aktuell eller inte.

Länk till Jordbruksverkets hemsida där du kan ladda upp rätt logotyp

Ni är våra ambassadörer!

Leaderprojekt inspirerar!
Berätta gärna för andra om oss och möjligheten att söka leaderstöd. Tillsammans skapar vi hållbara och attraktiva landsbygder som vi är stolta över.

Råd och information på vägen

Undvik avdrag

Läs beslutet noggrant. Följ villkoren, beslutad projektplan och budget. Om ni avviker från projektplanen och ert beslut riskerar ni att inte få ut de pengar som ni har sökt. Det är enbart de utgifter som står i beslutet som ger rätt till stöd.
Var observant på slutdatumet för projektet. I ert beslut står projektets slutdatum och det är viktigt att ni skickar in ansökan om slututbetalning så att den har kommit in till Jordbruksverket senast detta datum. Om ni ansöker efter ert slutdatum kommer ni att få ett avdrag på det beviljade stödet.
Var noga med logotypen. Se till att rätt logotyp kommer med på allt material. Missas detta finns det risk för avdrag. Vi kan ge dig råd om ni är osäkra.
Glöm inte att särredovisa projektets utgifter. För att undvika avdrag ska ni, vid ansökan om utbetalning, skicka med en rapport från bokföringen där endast de utgifter som tillhör projektet finns med.

Om det inte går enligt plan

Hör av dig till oss på kansliet om något inträffar som gör att projektet inte kan genomföras på det sätt som det är tänkt. Likaså om mer tid behövs för att genomföra satsningen eller om finansieringen av projektet förändras. Det är viktigt att denna kontakt sker innan ni genomför några ändringar. Det kan behöva fattas ett nytt beslut utifrån de nya förutsättningarna.

Att ansöka om utbetalning

Efter att ni har fått beslut om stöd och haft utgifter för projektet, kan ni när som helst ansöka om utbetalning. Vi rekommenderar att ni ansöker relativt tidigt efter att projektet börjat och sedan regelbundet under tiden projektet pågår.

Ansökan om utbetalning görs på Mina sidor i Jordbruksverkets system, på samma ställe där ni ansökte om projektstöd.

OLIKA TYPER AV UTBETALNINGAR

Förskottsutbetalning

Har ni fått ert beslut om stöd? Då kan ni ansöka om förskottsbetalning, däremot måste ni beakta att det görs innan ni skickar in en delredovisning.

Det belopp ni kan söka kommer framgå informationen som står i ert beslut. Ni behöver inte redovisa för några utgifter vid förskottsbetalning, de uppgifterna redovisar ni i stället när ni gör er slututbetalning. Du kan få upp till 50 procent av ditt stöd i förskott, dock högst 250 000 kronor.

Statliga myndigheter, regioner och kommuner kan inte söka förskottsutbetalning.

Delutbetalning

Inom fyra månader efter beslut är skickat måste ni göra en ansökan om delutbetalning. Alla underlag från perioden ni söker delbetalning ska vara med i ansökan och ni ska ha betalat alla utgifter. Ni kan till exempel söka varje kvartal eller efter period när ni haft många utgifter. När ni söker om delutbetalning ska du beskriva vad som har hänt i projektet och vad de redovisade utgifterna har använts till. Notera också att utgiften ska gå att koppla till ert projekt, fakturan ska vara adresserad till och betald av den som söker projektstöd.

Slututbetalning

Ni måste ansöka om slututbetalning senast det slutdatum som står i ert beslut om stöd. Då ska ni vara klara med ert projekt. När ni ansöker om slututbetalning ska ni göra en slutredovisning i Jordbruksverkets e-tjänster, där ni beskriver vad ni har gjort och svara på frågor om bland annat mål och resultat. Vänligen notera ditt senaste slutdatum, som står i ditt beslut. Om ni skulle ansöka om slututbetalning för sent minskar ert stöd med 1 procent av utbetalningsbeloppet för varje dag som ansökan är försenad. Om er ansökan är mer än 25 dagar försenad får ni inga pengar alls för er ansökan om slututbetalning.

Tips att tänka på vid redovisning

Håll ordning på era underlag, då blir det lättare att redovisa. Det är viktigt att ni särredovisar projektets utgifter från er ordinarie verksamhet och kostnaderna måste ha betalats inom den period ni redovisar.
Förutom den information som en faktura alltid ska innehålla ska fakturan gå att koppla till en aktivitet som rör din investering eller ert projekt samt vara adresserad till och betald av den som sökt stödet.
Betalningsbevis ska med finns med på alla kostnader som inte är lön.
Spara alla underlag så som fakturor, betalningsbevis, avtal, offerter, följesedlar och andra handlingar som underlagen hänvisar till.

Betalningsbevis

Du måste skicka med betalningsbevis för alla utgifter du söker utbetalning för. I betalningsbevisen ska det framgå att det är du som är stödmottagare som har betalat. Betalningsbeviset ska även visa att din utgift är betald inom den period du ansöker om utbetalning för (senast den dag ansökan om utbetalning kommer in).

Det här är olika typer av betalningsbevis:

utskrift av betalning via internetbank
betalorder för bank- och plusgiro i kombination med kontoutdrag
kvitto från banken
kontoutdrag som visar en betalning via autogiro
lönespecifikation
kvitto vid kontant-, betalkorts- och Swishbetalning (kombineras med kontoutdrag eller utdrag ur bokföringen om det inte framgår på kvittot vem som betalat).

Organisationer med en central ekonomifunktion kan ansöka om undantag från kravet på betalningsbevis!

Om du är en kommun, en region, en myndighet eller en organisation med en central ekonomifunktion kan du ansöka om undantag från kravet på betalningsbevis. Med central ekonomifunktion menas en ekonomifunktion som samlat hanterar bokföring och betalningar för en organisation med flera kontor som är lokaliserade på olika postorter och där organisationen och alla kontor har samma organisationsnummer.

För att få undantag krävs det bland annat att organisationen i en beskrivning kan visa hur organisationen kan garantera att de fakturor som organisationen redovisar i en ansökan om utbetalning är betalda.

Här kan du ansökan om undantag från kravet på betalningsbevis

Särredovisning

I din bokföring ska du redovisa de utgifter och intäkter som hör till investeringen eller projektet separat från utgifter och intäkter som hör till annan verksamhet. Om du inte har redovisat separat kan det bli ett avdrag på ditt stöd.

För att visa att du har särredovisat ska huvudbok bifogas vid varje ansökan om utbetalning.

Upphandling

Ta reda på om du är upphandlingsskyldig!

Statliga myndigheter, kommuner, regioner och länsstyrelser är alltid upphandlingsskyldiga men även andra juridiska personer som aktiebolag, stiftelser och ideella föreningar kan vara det. Om du är upphandlingsskyldig ska du upphandla inköpen för investeringen eller projektet. Du ska spara alla underlag som är kopplade till de upphandlingar som är relevanta. Du kan behöva skicka in underlag för att visa om din organisation är upphandlingsskyldig eller inte.

Läs mer Om offentlig upphandling (upphandlingsmyndigheten.se)

Utgifter för personal

Utgifter för personal är till exempel månadslön eller timlön, arvoden och andra personalkostnader. Personal kan arbeta hela sin tid, en viss procentsats eller ett visst antal timmar av sin tid i insatsen. Vid första delrapporten eller vid nyanställning ska alltid kopia på anställningsavtalet skickas med, där det framgår hur stor andel av en heltidstjänst den anställde arbetar och underlag för eventuella förmåner.

– Om du har personal med månadslön som arbetar en viss procentsats ska en lönespecifikation bifogas. På specifikationen ska det framgå bruttolön samt utbetalningsdatum. Det är utbetalningsdatum som är blir redovisningsdatum.

– Om du har personal med månadslön som arbetar timmar i projektet ska du skicka in lönespecifikation samt blanketten Beräkning timlön.

– Om du har personal som är anställd på timlön i projektet räcker det att du skickar in personalens lönespecifikationer.

För all personal som jobbar per timme i insatsen behöver du föra en projektdagbok där det står

hur många timmar per dag som personen har arbetat
vad personen har arbetat med de dagar den har arbetat.

Schablon 44,31 %

Under förutsättning att du har lönekostnader så har du rätt till denna schablon. Den redovisas bara som en schablon på lönekostnaden, inga underlag eller hänvisning krävs. Denna schablon täcker kostnader såsom arbetsgivaravgifter, pensioner m.m

För att ansöka om utbetalning av schablonen lägger du in den som en utgift och räknar själv ut summan.

Så här räknar du ut schablonen:
Exempel: Du har betalat ut en lön på 20 000 (brutto). För att räkna ut schablonen tar du 20 000 kr x 0,4431, och får ett schablonpåslag om 8 862‬ kr .

Summan 8862 kronor skrivs då in i en egen rad, som en utgift i ansökan om utbetalning.

Indirekta kostnader 15%

Indirekta kostnader, även kallade OH-kostnader, är utgifter som inte är direkt kopplade till någon speciell aktivitet i investeringen eller projektet men de är nödvändiga för att du ska kunna genomföra den. Under förutsättning att du har lönekostnader då har du rätt till denna schablon. Den redovisas bara som en schablon på lönekostnaden, inga underlag eller hänvisning. Här finns alla kostnader kopplad till personal dvs. inköp av datorer, papper, skrivare, telefon etc.

För att ansöka om utbetalning av de indirekta kostnaderna lägger du in den som en utgift och räknar själv ut summan.

Så här räknar du ut schablonen:
Exempel: Du har betalat ut en lön på 20 000 (brutto) och har ett schablonpåslag om 8 862‬ kr (se uträkningen ovan). Total lönesumma är då 28 862 kr.

De indirekta kostnaderna är 15 % av den totala lönekostnaden (lön brutto+schablon): 28 862 x 0,15 = 4 329.

Summan 4 329 kronor skrivs då in i en egen rad, som en utgift i ansökan om utbetalning.

Ersättning för resor med egen bil

Ersättning för resor med egen bil ersätts alltid med en schablon på 40 kr /mil. En körjournal måste bifogas som underlag.

Har personen rest exempelvis 10 mil ska ni ansöka om ersättning för 10 x 40 kr = 400 kronor

Ersättning för fika

Om du har utgifter för fika ska du spara betalningsbevis tillsammans med faktura eller kvitto, samt deltagarlistor, och ha en förklaring till utgifterna. Utgifterna ska gälla extern representation, det vill säga deltagare utanför din egen organisation, och bidra till att du uppnår målet med projektet.

I din ansökan om utbetalning redovisar du sedan de faktiska utgifterna för fikat, men högst 60 kronor exklusive moms per person.

Ersättning för lunch och/eller middag

Om du har utgifter för lunch eller middag ska du spara deltagarlistor och ha en förklaring till utgifterna. Utgifterna ska gälla extern representation och bidra till att du uppnår målet.

I din ansökan om utbetalning redovisar du sedan utgifterna med en schablon på 100 kronor exklusive moms per person och måltid. Detta oavsett hur mycket den faktiska utgiften ligger på.

Konferenser

Om du har med utgift för konferens i din budget och ditt beslut om stöd, ska du spara konferensprogrammet och listan med namn på de externa deltagarna och vilka organisationer de tillhör.

I din ansökan om utbetalning redovisar du sedan de faktiska utgifterna för lunch, middag och fika.

Inköp av begagnad utrustning

För att få stöd för begagnad utrustning ska du ha ett intyg på att:

den tidigare ägaren som använt utrustningen inte fått stöd för inköpet av den
utrustningen har de tekniska egenskaperna som behövs
priset för utrustningen inte överstiger marknadsvärdet
utgiften för den begagnade utrustningen inte får vara högre än det skulle vara att köpa ny utrustning

Detta gör du via en Blankett; Intyg för begagnad utrustning